Conseil et Astuce

Les conseils méthodo de Voltyge pour bien choisir vos logiciels

CRM, ERP, BI… Les logiciels peuvent-ils vraiment vous aider ? Vous faire gagner du temps ?
Oui ! A condition de bien les choisir en fonction de vos besoins et de votre utilisation !

quels logiciels ?

Vous entendez sûrement souvent ces termes, mais que recouvrent-ils ?

ERP (Entreprise resource planning ou progiciel de gestion intégrée en français) : logiciel qui gère la majorité des fonctions de l’entreprise (achats, ventes, stocks, gestion de projet, et parfois même paie et comptabilité). Les ERP étaient à la mode à l’époque où les logiciels communiquaient mal entre eux, car ils permettaient de tout gérer au même endroit. Aujourd’hui, ils ont un intérêt lorsqu’ils sont parfaitement adaptés au cœur de métier de l’entreprise (surtout en industrie)
CRM (Customer Relationship Management) : logiciel qui gère la relation client de l’avant-vente jusqu’à l’après-vente selon les outils
BI (Business Intelligence) : logiciel qui permet d’extraire et compiler des données de façon à en extraire des indicateurs pertinents
API (application programming interface) est une interface logicielle qui permet de faire communiquer des logiciels ou applications entre eux

Comment choisir mon/mes logiciel(s) ?

Le choix d’un logiciel est stratégique car un logiciel performant et adapté décuplera les performances des équipes alors que l’inverse compliquera et gâchera la fluidité des opérations. De plus, le logiciel qui convient parfaitement à votre confrère ou vos amis entrepreneurs n’est pas forcément le bon pour vous !

Quelques étapes à respecter pour que cet investissement soit rentable et bénéfique :

1. Rédiger un cahier des charges

Avant de s’abonner ou de déployer tout logiciel (même gratuit, car le temps que les utilisateurs vont y passer n’est pas gratuit lui !), posez-vous quelques questions de base pour alimenter un cahier des charges :

Quels seront les utilisateurs et leurs usages (mobile ou PC par exemple) ?
- Les besoins d’un commercial sur le terrain ne sont pas les mêmes qu’un comptable dans son bureau
Quels besoins doit couvrir le logiciel ou l’application ? que doit-il absolument faire ?
- Classer les besoins selon un ordre de priorité de : indispensable / nécessaire / idéal
Avec quels autres outils doit-il communiquer et comment ?
- D’où les fameuses « API«
Quelles données devront être extraites ?
- Un logiciel de facturation dont on ne peut pas extraire de statistiques est une mauvaise idée…

Ensuite, demandez des démonstrations et challengez le commercial avec vos propres cas d’usages. C’est nécessaire pour choisir vos logiciels.

Conseil Voltyge : le cahier des charges est indispensable même simple. Cela ne vous viendrait pas à l’esprit de construire une maison sans plan, même petite ? C’est pareil pour le déploiement d’un logiciel. Même si l’abonnement n’est pas cher et sans engagement, pensez au temps que les utilisateurs vont passer à se former, le paramétrer etc…
⚠️ Le meilleur logiciel du marché n’est pas forcément celui qu’il vous faut ⚠️

2. Choisir la méthode de déploiement

Une fois le logiciel choisi, décidez de la méthode de déploiement :

Sur toute l’entreprise d’un coup ou en test avec certains utilisateurs / services
Toutes les fonctionnalités ou les principales en premier
Via l’équipe IT interne, l’éditeur du logiciel ou un intégrateur

Conseil Voltyge : lorsqu’il s’agit d’un logiciel structurant pour votre organisation (ERP ou comptabilité par exemple) et que l’éditeur est un acteur national important, passez par un intégrateur pour le déploiement comme pour la hotline. Vous serez mieux considéré en tant que client, les équipes plus disponibles et impliquées.

3. Former et documenter

Ensuite, viennent 3 étapes très souvent négligées alors qu’elles sont pourtant fondamentales pour assurer le succès d’un déploiement et une utilisation efficace du logiciel :

Le paramétrage : c’est là que se joue la façon dont les utilisateurs se serviront de l’application et la façon dont vous pourrez extraire vos données. Par exemple, si la localisation de vos clients est importante, rendre le champ ville ou département obligatoire dans la fiche client est indispensable.

La formation des utilisateurs : un bon outil sera inefficace si les utilisateurs ne savent pas correctement s’en servir. Formez-les au début et régulièrement pour les rendre plus efficaces et qu’ils bénéficient des améliorations du produit.

La documentation par et pour les utilisateurs : savoir où cliquer n’est pas le plus important, c’est savoir quand et comment le faire. Faites documenter aux utilisateurs les procédures en place dans votre entreprise (chaque organisation est différente). Cela leur permettra de remettre en question leurs habitudes et vous sauvera la vie en cas d’absence imprévue !

Conseil Voltyge : limiter les développements spécifiques du logiciel pour s’ajuster à vos habitudes. En plus de leur coût initial, ces développements devront être mis à jour en même temps que le logiciel, ce qui freinera la mise en place des nouvelles fonctionnalités par le temps et le coût à dépenser à chaque fois.

UN ERP OU PLUSIEURS LOGICIELS ?

Pendant longtemps, faire communiquer des logiciels entre eux était compliqué, nécessitait de développer des interfaces et donc de faire appel à des professionnels. Il était alors souvent conseillé de déployer un ERP dont les modules communiquait déjà nativement entre eux.

Mais les temps ont changé !

Il est maintenant possible de faire communiquer facilement des logiciels et d’automatiser des remontées d’informations, voir des actions d’un outil à l’autre :

soit par des développements, moins complexes qu’auparavant car connectés aux API déjà disponibles des logiciels
soit par des applications « no-code » qui permettent à des utilisateurs de connecter et de réaliser des actions entre logiciels sans écrire une seule ligne de code (les plus connus sont : Zapier, Microsoft PowerPlatform et Make.

Aussi, il est possible de prendre un logiciel pour chaque étape importante de votre business et de les faire communiquer entre eux.

Le premier logiciel à choisir est toujours le logiciel « métier », c’est-à-dire celui vous permet de faire les opérations critiques à votre métier. Il inclut souvent les étapes de vente, réalisation, facturation. L’étape réalisation étant plus ou moins complexe d’un métier à l’autre :

devis, projet, saisie des temps, suivi des tâches, facturation pour une activité de prestation de service
devis, commandes fournisseurs, création OF, suivi de production, expédition/BL, gestion de stocks, facturation pour une activité industrielle
devis, commandes fournisseurs, réception, expédition, gestion de stocks et facturation pour une activité de négoce

Conseil Voltyge :Pour trouver le juste milieu entre un seul logiciel qui fait tout mal et une dizaine de logiciels qui font un tout petit bout parfaitement mais qui deviennent une usine à gaz, penser « fonctionnalités indispensables »

COMMENT VOLTYGE VOUS AIDE ?

Chez Voltyge, nous vous accompagnons à chaque étape du déploiement d’un nouvel outil :

rédaction du cahier des charges, nous pouvons : vous fournir des modèles, challenger et synthétiser les besoins des équipes
choix du logiciel et du prestataire, nous assistons aux démonstrations, construisons la grille d’évaluation et comparons les prestataires
déploiement : nous participons aux formations et à la documentation pour assurer une adoption et une utilisation optimales par les équipes

Grace à notre expérience et notre pratique de nombreux logiciels et projets de déploiement, nous savons quelles questions poser.

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Rédigé le 31/12/22 par Laetitia