Conseil et Astuce
Les recommandations « outils » de Voltyge
Les logiciels sont comme les chaussures de randonnée : parfaitement adaptées, elles vous aident à gravir des montagnes, sinon elles vous donnent des ampoules et finissent par vous dégoûter de la balade.
Avant de vous jeter sur le dernier logiciel à la mode ou recommander par vos confrères ou amis, nous vous conseillons de respecter quelques étapes importantes car le meilleur outil du marché n’est pas toujours celui qu’il vous faut !
Conseil Voltyge : globalement, un outil qui fait tout ne fait jamais tout (voir rien) parfaitement.
Choisissez donc plutôt le meilleur logiciel pour chaque domaine que vous considérez comme important et faites-les communiquer.
Les CRM : trouver et convaincre des clients
On trouve dans cette catégorie des dizaines d’outils, des plus simples au plus élaborés.
Les fonctionnalités de base attendues sont :
- Gestion des contacts et de leurs interactions (historique des e-mails, appels, rdv…)
- Gestion des opportunités et du pipe commercial menant à des prévisions
- Établissement des devis
Nous privilégions dans cette catégorie :
Pipedrive
- Simplicité de déploiement et de paramétrage
- Fonctionnalités étendues sur la partie CRM
- Rapport qualité / prix
Axonaut
- Simplicité d’utilisation
- Nombreuses autres fonctionnalités tendant vers un quasi-ERP
Hubspot
- Fonctionnalités très étendues en faisant une plate-forme marketing complète
- Budget important
La facturation
La facturation parait basique : il s’agit d’émettre une facture vers un client comportant les mentions légalement indispensables. Et pourtant, selon son activité, les fonctionnalités suivantes peuvent s’avérer extrêmement rentables en temps comme en argent :
- Facturation récurrente
- Facturation automatique sur la base d’un bon de livraison ou d’une saisie de temps
- Lien avec un outil de paiement en ligne
- Rapprochement bancaire pour suivre les paiements
- Automatisation des relances pour impayés
Nous privilégions dans cette catégorie :
Sellsy
- Personnalisation forte
- Étendue des fonctionnalités de facturation
- Budget conséquent par module
Axonaut
- Simplicité d’utilisation
- Nombreuses autres fonctionnalités tendant vers un quasi-ERP
Henrri
- Outil gratuit
- Fonctionnalités réduites
Peuvent être couplés avec les outils de facturation des applications de paiement en ligne pour réduire les délais de paiement et impayés tels que :
- Gocardless, pour les paiements récurrents
- Stripe, particulièrement adapté au e-commerce
Les achats et notes de frais
Nous traitons ici des achats de type frais généraux et notes de frais.
Nous privilégions dans cette catégorie :
La gestion de la trésorerie
Nous traitons ici les logiciels permettant à la fois de centraliser les transactions et de construire des prévisions.
Nous privilégions dans cette catégorie :
Le reporting et la BI
Le reporting et la BI sont des éléments importants à prendre en compte pour le pilotage de l’entreprise. Ils permettent de réaliser des tableaux de bords facilitant la prise de décision stratégique et d’anticiper les risques. Nous privilégions dans cette catégorie :
Microsoft PowerBI
- Inclus dans la licence M365
- Fonctionnalités de transformations de données et de datavisualisation étendues
- Documentation online importante
Inside
- Editeur Nantais
- Fortement personnalisable
- Nativement connecté à Sage
Myreport
- Editeur français et nombreux intégrateurs
- Nombreuses fonctionnalités
- Budget conséquent
Les ERP ou tout-en-un
Pour les TPE et PME du secteur tertiaire, notamment dans les domaines de la prestation intellectuelle ou du négoce, de nombreux outils intégrant les fonctionnalités de base de tous les domaines vus plus haut existent.
Nous les regroupons en 2 catégories en fonction de leur orientation première :
- Business (les fonctionnalités les plus développées sont le CRM, la facturation…)
- Comptabilité (les fonctionnalités les plus développées sont la gestion des achats, la trésorerie…)
Axonaut (business)
- Adapté aux services et au négoce
- Couverture du CRM au règlement
- Exports vers la comptabilité
- Pas de prévision de trésorerie
Pennylane (compta)
- Fonctionnalités CRM réduites
- Comptabilité utilisable par l’expert-comptable
- Prévisions balbutiantes
Regate (compta)
- Gestion des dépenses
- Devis & facturation
- Pré-comptabilité
En résumé, les meilleurs logiciels et outils de gestion
COMMENT VOLTYGE VOUS AIDE ?
Une PME en croissance ou une start-up a besoin de se structurer en compétences comme en outils. Il est donc fréquent que la mission des directeurs financiers externes de Voltyge intègre un volet déploiement de logiciels et outils de gestion, voire que ce soit l’objet d’une mission.
En effet, les directeurs financiers externes en temps partagé de Voltyge peuvent vous aider dans votre choix de logiciel :
- Rédiger avec vous le cahier des charges, leurs expériences leur permettent de challenger les habitudes et de faire émerger les vrais besoins et non pas les fonctionnalités demandées « parce qu’on a toujours fait comme ça »
- Sélectionner les produits pouvant répondre aux besoins, grâce à leurs partenaires et à leur utilisation de nombreux outils au cours de missions
- Accompagner le déploiement en formant les équipes et en structurant la documentation des procédures
ET chez Voltyge ?
Vous vous demandez maintenant quels outils nous utilisons chez Voltyge, et bien voici notre liste, c’est cadeau :
– Axonaut pour les contacts, devis, saisie des temps, facturation, recouvrement
– Expensya pour les notes de frais et la pré-comptabilité des dépenses
– sage50 pour la comptabilité
Rédigé le 30/01/23 par Laetitia