SUIVRE MON ACTIVITÉ EN TEMPS RÉEL
Savoir où j’en suis à tout moment, pour prendre mes décisions sereinement
Votre besoin : Décider dans la sérénité
Pourquoi savoir où vous en êtes est important ? A quoi servent les outils de suivi et de pilotage ?
Pour prendre vos décisions sereinement, tout simplement.
Cela signifie prendre une décision en fonction de données réelles à jour sur l’état de votre entreprise (trésorerie, rentabilité…) et surtout en fonction de la simulation des conséquences de votre décision sur ces données, éventuellement avec plusieurs possibilités.
Vous devez disposer des informations suivantes :
- Le
coût totald’un salarié supplémentaire (charges, taxes, intéressement…. compris) - Le
résultat d’exploitationque vous générez avec vos coûts actuels. - Le
taux de margedes prestations que vous vendez.
Par exemple : vous vous demandez si vous pouvez/devez embaucher une personne supplémentaire.
Avec ces 3 éléments, vous calculerez si vous pouvez immédiatement embaucher quelqu’un ou à partir de quel chiffre d’affaires supplémentaire ce sera possible.
Et comme il est rare que tout se passe comme prévu, décider sereinement cela signifie également avoir des outils permettant de mesurer régulièrement et rapidement les impacts et pouvoir corriger le tir si besoin.
Et décider sereinement, cela veut dire aussi mieux profiter de la vie en dehors du travail…
La solution : Mettre en place un outil de pilotage
Concrètement, c’est quoi un outil de pilotage ?
Chez Voltyge nous pensons qu’un bon outil de pilotage contient plusieurs composantes :
Des indicateurs simples et révélateurs de la situation passée et présente pour comprendre la situation d’un coup d’œil (CA, trésorerie, taux de marge, taux de remplissage, évolution de la masse salariale…)
Un compte de résultat et un plan de trésorerie des 2 exercices précédents et surtout des 12 prochains mois en fonction des hypothèses connues à date et qui seront revues mensuellement.
Des chiffres clés permettant de prendre les décisions courantes (seuil de rentabilité, coût de revient horaire d’un salarié…) et mis à jour régulièrement.
La stratégie
1 – Décider des indicateurs à suivre
Tout dépend de votre stratégie et de vos objectifs. Bien sûr, il y a des éléments que tout le monde surveille : le chiffre d’affaires facturé, le niveau de trésorerie, la marge…
Mais ce qu’il est important d’avoir en tête c’est qu’il ne suffit pas de calculer un indicateur, il faut lui fixer un objectif et une référence vous permettant de prendre une décision à la lecture du résultat.
Par exemple, vous mesurez le nombre de devis effectués par mois et vous avez décidé que ce nombre doit être supérieur à 21.
Pourquoi 21 ?
Car votre CA mensuel minimum (cad le seuil de rentabilité) est de 50k€, le montant moyen d’un devis est de 4k€ et le taux de conversion (% de devis qui sont signés par les prospects) moyen est de 60%. Donc 21 devis à 4 000€ = 84k€, x60% = 50,4k€. Si le nombre de devis effectués le mois dernier est de 18, vous savez immédiatement qu’il faut axer vos efforts et ceux de votre équipe commerciale sur la prospection.
2 – Localiser les données
Elles sont partout ! Bon, peut-être pas tout à fait…
Concrètement, pour construire un outil de suivi digne de ce nom, il vous faut pouvoir intégrer à minima :
- Les données comptables
(balance générale ou encore mieux grand-livre pour les connaisseurs du jargon comptable)
- Les données commerciales
(lignes de devis, lignes de factures, données clients, base articles…)
- Les données de production
(ordres de fabrication, mouvements de stocks… pour les industriels, temps passés, avancement de projets… pour les prestataires de services…)
Vous devez donc avoir accès à ces données et elles doivent pouvoir être connectables (directement de logiciels à logiciels) ou exportables (une opération manuelle permet de les récupérer du logiciel pour les intégrer dans l’outil de suivi).
Pour plus d’infos sur les logiciels intuitifs destinés à vous faciliter la gestion.
3 – Définir les responsabilités
Un outil de pilotage c’est vivant : il faut le mettre à jour, l’analyser, le modifier en fonction de l’évolution de ses besoins et de sa stratégie.
Donc il faut définir qui doit l’alimenter, le mettre à jour, l’analyser et éventuellement le modifier.
Que fait Voltyge ?
En général, chez nos clients, nous concevons l’outil de pilotage et faisons en sorte que l’alimentation soit la plus automatique possible que votre équipe soit autonome et ne perde pas de temps à saisir des données.
Ensuite, nous vous accompagnons sur l’analyse les premiers mois, et pouvons faire évoluer l’outil pour coller au mieux à vos besoins. Ensuite, vous pouvez l’utiliser en autonomie.
Toutefois, nous préconisons de conserver un rdv mensuel ou trimestriel avec un de nos directeurs financiers pour vous permettre de prendre quelques heures de recul par rapport à votre entreprise.
Nous savons que ce n’est pas facile de s’astreindre seul à lever la tête du guidon régulièrement !
-– Franck SCHEIBER
Avec une entreprise en croissance il nous était nécessaire de monter en compétence et de se structurer. Objectif atteint grâce à Laetitia. De par son excellente compréhension des problématiques et de par sa facilitée d’apprentissage des logiciels qu’elle ne connait pas, elle a pu automatiser des tâches répétitives, fiabiliser les données pour les tableaux de bord et réorganiser le service comptable avec la mise en place de nouvelles procédures. Résultat : un service bien organisé et efficace. Un grand merci.
18 mai 2019, Franck était un client de Laetitia
PDG SCHEIBER
Pour répondre à vos questions
Vous vous doutez qu’il n’y a pas de réponse standard à cette question ! Néanmoins, d’expérience, le déploiement d’un outil de suivi prendre entre 4 et 8 jours.
Du simple au double ? Oui, car cela dépend :
• du nombre de sources de données (cad le nombre de logiciels à partir desquels on veut récupérer les données),
• du type d’export (peut-on se connecter directement ou faut-il faire des exports manuels),
• du format des données (selon s’il faut beaucoup les retraiter pour les intégrer dans l’outil de suivi)
• de la complexité des hypothèses à simuler.
Le prix est lié au temps nécessaire, cf question précédente , comptez entre 3 500 € et 8 000 €.
En général, de prime abord, cela parait une grosse somme. Ensuite, nous vous invitons à le voir comme un investissement : aujourd’hui, combien ça vous coûte de ne pas avoir d’outils de suivi automatisé : en temps passé à chercher vous-mêmes les infos, en opportunités manquées faute de savoir exactement votre niveau de marge et parfois même en déficit de sommeil et de sérénité !
Sauf exception, les tableaux de bord proposés par les experts-comptables sont basés sur les données en leur possession : les écritures comptables. Or, un tableau de bord pertinent contient des indicateurs (chiffres, ratios…etc) qui incluent des données non comptables, comme des quantités (nombre de colis envoyés, de kg produits, de jours facturés et bien d’autres encore !).
De plus, les logiciels utilisés par les experts-comptables (type tableaux de bord de RCA) ne permettent souvent pas de se connecter ni d’importer automatiquement les données en provenance d’autres outils que les logiciels comptables et les possibilités de personnalisation sont réduites.
C’est là que commence le plus intéressant : l’analyse et la décision !
Une fois que nous avons choisi les bons indicateurs, automatisé et fiabilisé leur calcul, il nous faut les interpréter. L’interprétation c’est savoir analyser les raisons du résultat de l’indicateur, comprendre pourquoi il est au-dessus ou en-deçà du niveau attendu.
Ensuite, vient la décision : quelles actions vous devez mettre en place pour atteindre l’objectif fixé.
Vous avez déjà mis en place un suivi que votre expert-comptable ou un de vos collaborateurs vous prépare mais vous n’en voyez pas l’intérêt. L’explication la plus probable c’est qu’il n’est pas pertinent par rapport à vos objectifs et votre stratégie.
La bonne question à se poser pour tout indicateur ajouté dans un tableau de bord, c’est :
quelle décision vais-je prendre si cet indicateur est à 1 ou à 10 ?
Si la réponse n’est pas différente ou pas évidente, l’indicateur n’est pas pertinent pour vous. En conséquence, arrêter de perdre du temps et/ou de l’argent avec ce suivi et faites appel à nous pour vous aider à en mettre un outil en place qui vous soit vraiment utile.
La question est vaste, vous trouverez des réponses dans notre article « Les 10 commandements du tableau de bord utile ». Si vous êtes pressé, le point principal est que tout bon indicateur de tableau de bord doit avoir un objectif et une référence me permettant de prendre une décision à a lecture du résultat.
Par exemple, je mesure le nombre de devis effectués par mois et j’ai décidé que ce nombre doit être supérieur à 21.
Pourquoi 21 ?
Car mon CA mensuel minimum (cad le seuil de rentabilité) est de 50k€, le montant moyen d’un devis est de 4k€ et le taux de conversion (% de devis qui sont signés par les prospects) moyen est de 60%. Donc 21 devis à 4 000€ = 84k€, x60% = 50,4k€. Si le nombre de devis effectués le mois dernier est de 18, vous savez immédiatement qu’il faut axer vos efforts et ceux de votre équipe commerciale sur la prospection.